Há alguns anos, a Universidade de Stanford (EUA), realizou uma experiência de psicologia social. Deixou duas viaturas idênticas abandonadas na via pública. Uma no Bronx, zona pobre e conflituosa de Nova York e a outra em Palo Alto, uma zona rica e tranquila da Califórnia. Duas viaturas idênticas abandonadas, dois bairros com populações muito diferentes e uma equipe de especialistas em psicologia social estudando as condutas das pessoas em cada local
Resultou que a viatura abandonada em Bronx começou a ser vandalizada em poucas horas. Perdeu as rodas, etc. Levaram tudo o que fosse aproveitável e aquilo que não puderam levar, destruíram. Contrariamente, a viatura abandonada em Palo Alto manteve-se intacta.
Mas a experiência em questão não terminou aí. Quando a viatura abandonada no Bronx já estava desfeita e a de Palo Alto estava há uma semana impecável, os pesquisadores partiram um vidro do automóvel de Palo Alto. O resultado foi que se desencadeou o mesmo processo que o de Bronx, e o roubo, a violência e o vandalismo reduziram o veículo ao mesmo estado que o do bairro pobre. Por quê que o vidro partido na viatura abandonada num bairro supostamente seguro, é capaz de disparar todo um processo de destruição? Evidentemente, não é devido à pobreza, é algo que tem a ver com a psicologia humana e com as relações sociais. Mas porque estou escrevendo sobre isso? É simples: essa teoria será a base que escreverei no artigo, de um plano para um bom inventário e diminuição de perdas em uma loja do setor varejista.
Não é segredo para nenhum gestor: ou você vende muito ou diminui os custos. - se possível os dois. E a perda de estoque é um mal, as vezes invisível, que como uma câncer vai criando metástase e corroendo os estoques e os lucros das lojas e na hora do inventário geral vem aquele baque de cifras muitas vezes assustadoras. Particularmente no varejo de material de construção, em que a movimentação de sacarias, pisos, etc. já gera uma perda considerável, mesmo com controle. Portanto - assunto pouco discutido - um bom inventário, ainda mais nesses momentos tenebrosos da economia vai ajudar a entregar um melhor resultado operacional. Para ajudar a realizar um bom inventário em sua gestão segue abaixo 2 pontos concisos do planejamento que julgo necessário - tendo por base a teoria descrita acima.
1. Visão compartilhada pelo líder:
Quando as pessoas relatam suas experiências mais bem sucedidas de liderança pessoal, sempre falam do tempo em que vislumbraram com entusiasmo um futuro bastante atraente para o grupo e para a organização. Tinham visões e sonhos do que poderia ser. Os lideres devem inspirar essa visão compartilhada. O que faz a diferença é a pintura, a visão de como as coisas poderiam ser, para que todos mentalizem e compreendam. É o desejo sendo para passado para as equipes que as coisas aconteçam, de mudar a forma como as coisas são, de criar algo que nunca foi feito antes. Faça isso com o atual resultado de seu inventário (se ele não estiver sido como planejado) e leve a equipe com esta visão do que poderia ser.
2. Janelas Quebradas (reestruturação, limpeza organização do espaço físico)
A teoria descrita acima teve seu ápice de sucesso com a prefeitura de Nova York e a regeneração do seu sistema de metrô. Sem entrar em detalhes: o sistema era sucateado, pichado por todos os lados (lembra dos filmes dos anos 80?) e baseado na teoria os gestores colocaram a tolerancia zero em prática. Se a população visse um trabalho de rearranjo sendo feito, tenderia a diminuir a sujeira e colocar o "olho" em quem fizesse. Se um vagão era pichado saia para pintura imediatamente para a população não ver a "arte urbana"; qualquer pequeno delito era tratado de maneira severa. Todas as estações foram iluminadas, arejadas, pintadas...em poucos tempo o sistema estava de volta nos trilhos. E uma unidade do varejo dentro dessa teoria? Quanto mais desorganizado, sem padrão, sujo, com mercadorias sendo armazenadas de qualquer forma, mais perdas e mais círculo contínuo de más ações com o estoque e com os espaços físicos. Não tem fim. O gestor deve jogar água e sabão: limpeza, padronização de racks, advertências sendo aplicadas por desvios de conduta (lembrem-se da visão do que poderíamos ser). O resultado começando a surgir as pedras jogadas começam a diminuir. Vendo um local organizado, com observadores que acreditam na mudança o novo padrão tende a se manter. Pronto: o gestor agora tem uma visão clara com o time; desenvolveu aos olhos de todos os funcionários e clientes uma área externa e interna, organizada, limpa, iluminada, com informações de áreas e produtos perfeitos, mas o trabalho continua.
Com o a limpeza, reestruturação e organização da área, fizemos a parte mais difícil. As janelas estão pintadas e intactas - ninguém se atreve a deteriorar, ou não deveria mais. Agora o gestor e sua equipe devem ter claras as rotinas de cada colaborador. O que cada um deve fazer para manter a padronização. O líder responsável pelo projeto deve ter um aliado direto para acompanhamento dos sistemas operacionais: estoque de trocas, auditorias diárias no recebimento, SAC, devolução de mercadorias, etc. E cada tipo de mercadoria e estoque ter seu lugar de armazenamento definido e claro. Os indicadores devem ser tratados diariamente para que o problema - se surgir - ser prontamente identificado e corrigido. Outro ponto são os inventários rotativos - de fundamental importância - mensais ou quinzenas, nos top 10 sensíveis de perda ou por fornecedor. Se bem executado vai dando a equipe um horizonte do trabalho realizado com o enfrentamento e planos de ações das perdas ou entradas.
Por fim, lá no inicio da visão compartilhada, deve ser colocado uma meta e o resultado esperado. Apos todo esse trabalho de equipe essa meta deve estar fixada na mente de todos. Ter dividido a importância da acuracidade de um estoque. Tire fotos do antes e do depois das arrumações - explique a teoria das janelas aos colaboradores, afinal como escutei uma vez um grande lider: um inventário de uma unidade é cara da gestão. Coloque a teoria em prática para ficar bem na foto.
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